一、为规范我校学籍管理类档案工作，根据《普通高等学校档案管理办法》及学校的相关规定，结合实际工作需要制定本要求。
二、本要求所称的学籍管理类档案，是指学校、各校区及二级学院（系）在从事学籍管理及其相关管理活动中直接形成的对学校和实际工作有保存价值的各种文字、电子信息、图表、声像等不同形式的历史记录。其来源外延包括自招生结束到日常学籍管理直至学生毕业离校后的相关管理活动。
三、我校学籍类档案的建档范围：
（一）学籍管理的起点：招生类数据
序号 |
材料内容 |
建档时间 |
具体要求 |
归档前保管要求 |
保存期限 |
1 |
《新生录取表》 |
12月 |
1、按学生类型分册 2、编册页码 |
1、原件存招生办；（归档） 2、学籍管理科存复印件一套； 3、各校区教务部门存相应管理范围的复印件一套。 |
永久 |
2 |
新生电子档案（纸质） |
8月 |
由招生办打印一套并加盖印章发至各学院 |
由各学院分团委专人保管，学生毕业时须放入毕业生个人档案 |
|
3 |
新生录取电子信息类数据 |
8月 |
1、 分班报到用原始数据库； 2、 新生图像信息资料 |
1、招生办、学籍管理科各存每年的招生电子信息数据一套（光盘）； 2、各校区教务部门存相应管理范围的招生电子信息数据一套。 |
永久 |
12月 |
按《规范信息要求》整理的新生报到后数据信息 |
1、各校区教务部门将新生报到后数据信息报校教务处学籍管理科； 2、学籍科按年度整理新生规范数据，上报并反馈至相应校区。 |
永久 |
4 |
原始名册 |
9月 |
报到用分班名册 |
招生办及各校区存现场记录本 |
2年 |
12月 |
新生报到与不报到名册 |
学籍科按年度建档（归档） |
永久 |
5 |
各类统计表 |
12月 |
新生报到工作中形成的各类统计表 |
留存电子稿 |
短期 |
6 |
文稿 |
12月 |
新生报到工作中形成的各类通知 |
短期 |
（二）日常学籍管理：
序号 |
材料内容 （含电子信息） |
保存期限 |
具体要求 |
1 |
学生学籍表 |
永久 |
1、报到新生按班建册，一式两套，一套存学籍管理科，一套存二级学院（系）； 2、及时记载学生学籍异动情况； 3、毕业班按实际毕业生数整理。学籍管理科的一套归档，二级学院的一套放入毕业生个人档案。 |
2 |
学籍异动手续材料 |
永久 |
1、学期、学年度学籍处理文件（归档）。一般存校级、校区级以上文件，但首要要求是文件中不遗漏某一时段内每一个学籍异动学生的处理决定。 2、各校区应及时将学期、学年度学籍处理文件报学籍管理科，一般不得迟于开学后第六周。 |
长期 至少6年 |
1、所有学籍异动的过程性具体材料，按“学籍异动类型－时间”原则整理，一般按年度成册。 2、所有的学籍异动情况，都要及时在在校生数据库中及时标录并更新数据。 |
3 |
在校生名册 |
永久 |
每年7月份，按规定格式打印上一学年度的《在校生名册》（归档） |
4 |
分年度 在校生数据库 |
短期 |
在“新生数据”与“毕业生数据”均单独存档的基础上，“在校生数据库”是一个动态的管理过程，“分年度在校生数据库”在实际工作中起一个备查作用。 |
5 |
学生统计数据 |
永久 |
每年的《高校基层报表》（复印件）、分校区《在校生明细表》（归档） |
长期 |
其他各类学生数据统计 |
6 |
CET－4成绩数据与成绩册 |
长期 |
1、 CET－4成绩册（复印件），原件存教务科； 2、 CET－4成绩数据库。 |
7 |
考试作弊通报 |
长期 |
1、 教务科存原件及处理材料； 2、 学籍科存复件，并存相关行政处分。考试作弊通报应及时在学生数据库中标录。 |
8 |
学生行政处分文件 |
长期 |
对于记过及期以上处分，学籍科存复件，并及时在学生数据库中标录。 |
9 |
出具证明登记册 与存根 |
永久 |
往届生的学习、学历、学位证明登记册与存根 |
短期 |
在校生的相关证明登记册与存根 |
10 |
文件材料、备忘等 |
长期 |
上级或本部门的相关政策性文件或备忘 |
短期 |
上级或本部门一般性通知 |
（三）毕业生工作：
序号 |
材料内容 （含电子信息） |
保存期限 |
具体要求 |
1 |
毕业生学籍成绩表 |
永久 |
将毕业生的“学生学籍表”、“毕业生成绩单”以班级为单位按学号装订成册。（在次学年度寒假前归档） |
2 |
学历与学位证书 相关信息
（含正常发证与换发毕业证书、补授学位） |
长期 |
各校区每届学生毕业资格、学位资格审核的过程性材料 1、修课情况（必修课不及格情况、选修学分不足情况） 2、CET－4统计情况 3、 记过及其以上处分统计情况 4、 毕业论文（答辩）不合格情况 5、 结业生回校补考成绩 6、 换发毕业证书申请材料 7、 补授学士学位申请材料 |
永久 |
学历、学位审核结果及证书信息 1、打印每届《毕业生名单及颁证信息册》（在该届学生离校两学年后的寒假前归档） 2、每届毕业生学历与学位信息数据库（含换补信息） |
长期 |
发证记录 |
3 |
毕业生图像信息 |
永久 |
在次学年度寒假前，各校区将图片总社发至的光盘中毕业生图像信息校正后交学籍科统一保存。 |
4 |
学位会材料 |
永久 |
1、学位审核情况统计表 3、 提请审议的授学士学位决定 4、 不授学士学位学生名册 5、 申请学士学位复议材料 6、 学位委员会审议结果与会议备忘 |
5 |
成人学士学位材料 |
永久 |
应届成人本科毕业生授予学士学位人员名单及材料 |
（四）上述管理过程中各类电子文件：文本文件、命令文件、图像文件和数据文件等。
四、职能部门处理完毕的学籍管理文件材料，必须整理立卷，交校档案室统一保存，叫做归档。在第三条中注明“归档”字样的材料，是必须按学校的归档制度规范严格执行的部分。未注明“归档”字样的，参照归档制度要求，从有利于现行工作出发，暂由相应的职能部门管理。
五、学籍管理类档案的建档与管理工作是学校教学类档案工作的重要组成部分，各校区、二级学院应将该项工作具体落实到各级学籍管理的岗位职责要求中。
六、个人在其从事的学籍管理活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定定期建档、归档，集中管理，任何个人不得据为己有。造成重要档案丢失者，根据国家有关规定，可给予批评教育、处以罚金，直至行政处分。
二○○六年二月
